Tipy, ako určiť priority v živote

Stanovenie životných cieľov je dôležitou súčasťou dosiahnutia úspechu v pracovnom aj osobnom živote. Poskytuje plán, ktorým sa človek môže riadiť, umožňuje mu maximalizovať svoj potenciál a sústrediť svoj čas a energiu na želaný výsledok.

Cieľ dáva možnosť sústrediť sa a robí človeka efektívnejším. Bez konkrétnych cieľov v mysli človeku môže chýbať akýkoľvek zmysel pre smerovanie, čo ho frustruje a znemožňuje mu dosiahnuť pokrok. Pre niekoho je priorita nové auto, hypotéka SLSP, založenie rodiny alebo zdravie. V podstate až tak nezáleží na tom, aký je cieľ. Ide o jeho dosiahnutie.

Vďaka cieľom však môže stanoviť priority úloh a uistiť sa, že pracuje na správnych veciach, ktoré ho priblížia k dosiahnutiu toho, o čo sa usiluje.

Stanovenie cieľov pomáha k úspechu

Stephen Covey raz povedal: „Dávať to najdôležitejšie na prvé miesto patrí k najpodstatnejším veciam v živote.“ Preto treba vedieť, aké dôležité je mať stanovené ciele, poznať hodnoty, ktoré riadia náš život a pristupovať veľmi svedomito a cielene k prioritám.

Človek sa v živote neustále rozhoduje medzi tým, čo chce robiť a tým, čo musí robiť (povinnosti, záväzky, úlohy). Premýšľa ako najlepšie využiť čas, ktorý má k dispozícii. Rozhodnutie medzi tým, čo je „dobré“ a čo je „zlé“ je však oveľa jednoduchšie ako rozhodnutie medzi tým, čo je „dobré“ a čo „najlepšie“.

Stanovenie životných cieľov je dôležitou súčasťou dosiahnutia úspechu v pracovnom aj osobnom živote. Poskytuje plán, ktorým sa človek môže riadiť, umožňuje mu maximalizovať jeho potenciál a sústrediť čas a energiu na želaný výsledok.

Cieľ dáva možnosť sústrediť sa a robí človeka efektívnejšími. Bez konkrétnych cieľov v mysli môže človeku chýbať akýkoľvek zmysel pre smerovanie. To ho frustruje a znemožňuje mu dosiahnuť pokrok.

Vďaka cieľom si však môže stanoviť priority úloh a uistiť sa, že pracuje na správnych veciach, ktoré ho priblížia k dosiahnutiu toho, o čo sa usiluje.

Záväzky a povinnosti vs. vízie a smerovanie

Pozrieť si to možno na metafore hodiny a kompas. Hodiny predstavujú záväzky, schôdzky, časové harmonogramy, ciele, aktivity – to, na čo človek vynakladá svoj čas a ako ho riadi.

Kompas zosobňuje víziu, princípy, poslanie, svedomie, smerovanie – to, čo považuje za dôležité a ako vedie svoj život.

Kedy začínajú problémy? Keď človek začne vnímať rozpor medzi hodinami a kompasom, teda keď to, čo robím, neprispieva k dosiahnutiu toho, čo je pre neho to najdôležitejšie.

Na úvod si treba položiť nasledujúce otázky:

Dokončíte každý deň svoju prácu?
Aký objem práce by mal pripadať na jeden pracovný deň?
Ak zaostávate za plánom, viete, ako určiť v čom je problém?
Darí sa vám dokončovať projekty rýchlo a efektívne?
Koľko práce dokážete zvládnuť?
Viete, ako si pribrať nové úlohy tak, aby to nenarušilo vašu existujúcu prácu?
Dokážete rozlíšiť skutočne naliehavé situácie nedôležitých vyrušení?
Pracujete na projektoch kontinuálne?

Čo však môže urobiť človek pre ujasnenie skutočne dôležitých priorít? Treba si stanoviť cieľ, nastaviť priority, byť pozitívny a prijať zodpovednosť za svoje myšlienky a skutky.

Ciele poskytujú motiváciu a sú hnacou silou

Ak chce človek vedieť, kam mieri, musí v prvom rade vedieť to, odkiaľ ide. Pri hľadaní rovnováhy medzi pracovným a osobným životom treba začať určením východiskového bodu a stanovením následného cieľa.

Stanovenie cieľov je dôležitou súčasťou života – je to jediný spôsob, ako dosiahnuť úspech a osobné uspokojenie. Ciele dávajú smer a zameranie, poskytujú motiváciu, hnaciu silu a ambície. Ciele dávajú životu tvar a zmysel. Bez nich sa život stáva bezcieľnym a stagnujúcim.

Jasné ciele pomáhajú človeku určiť priority jeho každodenných činností. Keď vie, na čom pracuje, je pravdepodobnejšie, že zostane sústredený, organizovaný a na správnej ceste.

Keď budú ľudia pracovať na dosiahnutí svojich cieľov, postavia sa proti výzvam a rozvinú si schopnosti riešiť problémy. Tieto zručnosti môžu využiť aj v iných oblastiach a časom sa zautomatizujú – pomôžu im prekonať akúkoľvek prekážku, ktorá sa im postaví do cesty.

Okrem toho ciele pomáhajú ľuďom identifikovať a budovať ich silné stránky a schopnosti. Podporujú osobný rast a rozvoj tým, že posúvajú hranice človeka a pomáhajú mu prijať nové príležitosti. Premeniť sny na skutočnosť si vyžaduje konať a ciele sú prvým krokom.

Ako využiť čas efektívne

Či už ide o dosiahnutie finančného úspechu, učenie sa nového jazyka, zdravšie rozhodnutia alebo nájdenie lásky, ciele pomáhajú vytvoriť život, po ktorom každý túži.

Usmerňujú rozhodnutia, podporujú vytrvalosť a odmeňujú tvrdú prácu. Ciele sú najlepším spôsobom, ako prevziať kontrolu nad svojím životom a splniť si sny.

Existuje mnoho spôsobov, ako si roztriediť činnosti, aby človek využil svoj čas efektívne. Jedným z nich je napríklad vytvoriť si zoznam rozdelený do štyroch skupín:

Čo musím urobiť.
Čo by som mal urobiť.
Čo by bolo dobré urobiť (čo chcem urobiť).
Čo skutočne chcem urobiť.

Následne si treba vytvoriť zoznam úloh (ciele) na najbližšie obdobie, napríklad najbližší týždeň a rozdeliť ho podľa priorít.

Treba si stanoviť priority

Stanovenie priorít je dôležitou zručnosťou pri riadení času a úloh. Stanovenie a udržiavanie efektívnych priorít je kľúčové pre udržanie produktivity a udržanie nízkej úrovne stresu.

Našťastie existuje niekoľko krokov, ktoré môžu všetci jednotlivci podniknúť, aby zabezpečili správne nastavenie svojich priorít a ich dobré riadenie.

Vytvoriť denný zoznam úloh, ktoré treba dokončiť – vyčlenenie konkrétneho času na každú úlohu je skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby bola úloha dokončená včas. Po vytvorení zoznamu je dôležité zoradiť úlohy podľa dôležitosti. Okrem toho je užitočné vyčleniť viac času na najdôležitejšie úlohy, aby sa zabezpečilo ich dokončenie.
Na konci každého dňa si zapísať 5 najdôležitejších vecí, ktoré treba nasledujúci deň urobiť – treba si spísať zoznam všetkých úloh a vybrať najdôležitejšie, tie ktoré človek musí urobiť. Potom im stačí priradiť hodnotenie od 1 (malá dôležitosť) po 10 (veľká dôležitosť), a to podľa toho ako sú naliehavé a ako sú dôležité.
Vytvoriť termíny pre jednotlivé úlohy – vyčlenenie primeraného množstva času na každú úlohu a vytvorenie konkrétnych termínov pomáha udržať úlohy na správnej ceste a poskytuje motiváciu na včasné dokončenie úloh.
Rozdeliť úlohy na menšie, zvládnuteľné úlohy – to je užitočné najmä pri väčších úlohách. Rozdelením úloh na menšie časti je oveľa jednoduchšie efektívne riadiť čas. Okrem toho to pomáha, aby sa úlohy zdali menej zastrašujúce a môže poskytnúť motiváciu na dokončenie každého kroku.
Uistiť sa, že úlohy sú zoradené podľa priorít tak, aby čo najlepšie vyhovovali jednotlivcovi – niektorí ľudia dokážu lepšie pracovať, ak najprv dokončia najdôležitejšie úlohy, zatiaľ čo iní zistia, že dokážu lepšie hospodáriť s časom, ak najprv pracujú na najmenej dôležitých úlohách. Rozpoznanie toho, ktorý druh systému priorít je pre jednotlivca najlepší, je nevyhnutné pre efektívne riadenie času.

Schopnosť správne stanoviť priority úloh je nevyhnutná na udržanie produktívnej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom.

Systém priorít podľa Briana Tracyho

Systém prioritizácie podľa Bryana Tracyho je systém, ktorý pomáha stanoviť priority úloh a delegovať zdroje s cieľom efektívne dokončiť vysoko prioritné a dôležité projekty.

Tento systém kladie dôraz na to, aby sa človek najprv zameral na úlohy a činnosti s vysokou prioritou, pričom úlohy s nižšou prioritou posunie tak, že ich buď deleguje alebo odstráni, aby ušetril čas.

Systém prioritizácie Briana Tracyho (dôležitosť úlohy = potenciálne následky):
A = veľmi dôležitá úloha, treba ju urobiť. Ak ju človek neurobí bude to mať negatívne následky, ak ju urobí tak pozitívne
B = úloha, ktorú by človek mal urobiť. Jej splnenie / nesplnenie bude mať iba mierne následky
C = niečo, čo by bolo fajn, keby ste človek urobil. Nebude to však mať žiadne následky.
D = delegovať
E = eliminovať, do koša, nemá prakticky žiaden význam

Tento systém nabáda k tomu, aby sa človek pozrel na zmysluplné a dôležité ciele v živote a vytvoril si plán, ktorý pomôže maximalizovať a nasmerovať zdroje na dosiahnutie týchto cieľov.

Urobiť poriadok v živote pomáhajú aj plány

Treba si vytvoriť týždenné a denné plány. Možno na to použiť pravidlo 60 – 20 – 20. Pre plánované úlohy treba vyčleniť 60 percent, ďalších 20 percent pre vyrušenie a „zlodejov času“ a 20 percent pre sociálne kontakty.

Denný plán by mal v zásade obsahovať len to, čo chce človek v priebehu tohto dňa skutočne vybaviť alebo čo vybaviť musí a chce.

Plánovanie denného programu v 5 krokoch:

zapísať si všetky úlohy
odhadnúť dĺžku činností
naplánovať si rezervy
rozhodnúť o prioritách a delegovaní
záverečná kontrola

Byť pozitívny, vášnivý a plný entuziazmu. Ak je človek nešťastný alebo nespokojný s niektorou oblasťou svojho života, niečo je nesprávne na úrovni jeho myslenia, cítenia alebo konania a treba to napraviť.

Každý potrebuje mať jasnú predstavu osoby, ktorou by chcel byť a predstavu života, ktorý by chcel žiť. Treba začať s predstavou, že žiadne obmedzenia neexistujú. Rozhodnúť sa, čo je ideálne, skôr než sa človek rozhodne, či je to možné.

Postaviť sa v tvárou tvár problémom

Treba sa postaviť tvárou v tvár tomu, čo nefunguje. Netreba prehliadať svoje problémy, nenahovárať si, že je všetko v poriadku. Naopak, treba odlíšiť fakty od problémov. Fakty sú nemenné, človek nemá na nich vplyv a nedokáže s nimi nič urobiť. Stačí sa s nimi zmieriť.

Problém je niečo, s čím človek dokáže niečo urobiť. Je to nejaká výzva alebo úloha, ktorú dokáže riešiť.

Je ľahké prehliadať problémy v živote a dúfať, že jednoducho zmiznú, ale tento prístup málokedy funguje. Ak niekto čelí problému, je dôležité si ho čo najskôr uvedomiť a riešiť ho.

Ak to človek neurobí, môže to z dlhodobého hľadiska spôsobiť väčší stres, pretože problém môže narastať na zložitosti alebo závažnosti.

Prvým krokom je identifikovať, kedy sa problém vyskytuje. To môže byť zložité, pretože príznaky môžu byť nenápadné alebo úplne prehliadnuté. Pozornosť venovaná pocitom nepokoja, zmenám v správaní alebo zvláštnym udalostiam môže byť prvým znakom, že niečo nie je v poriadku. Keď si tieto príznaky človek všimne, je vhodný čas odložiť všetky ostatné úlohy a zamerať sa na daný problém.
Vymyslieť plán na jeho riešenie. To môže zahŕňať ďalší výskum alebo konzultácie s ľuďmi, ktorí majú skúsenosti s riešením daného problému. Treba si uvedomiť, že problém by sa nemal ignorovať v nádeji, že zmizne. Nemyslieť si, že problém treba riešiť osamote. Mnohí ľudia čelili podobným problémom a môžu poskytnúť radu alebo podporu.
Treba konať bez ohľadu na zvolený plán. Vypracovanie plánu predstavuje prvý krok, ale treba ho dodržiavať a konať. V závislosti od situácie to môže byť ťažké, ale je to jediný spôsob, ako dosiahnuť pokrok.

Tieto jednoduché kroky môžu človeku pomôcť vyhnúť sa prehliadaniu problémov v živote a rýchlo a účinne riešiť všetky problémy, ktoré sa vyskytnú. Takýto postup môže pomôcť predísť ďalším komplikáciám a umožniť nájsť riešenie.

Prevziať zodpovednosť a zbaviť sa hnevu

Výhradne pod kontrolou má človek svoje myšlienky. Môže teda zvoliť vhodnú reakciu na udalosti a zaujať postoj. Treba sa naprogramovať optimisticky – ľudia sú optimistickí alebo pesimistickí v závislosti od svojho „spôsobu výkladu“ (od toho, aké zaujmú k veciam a situáciám stanovisko či postoj).

Postoj je niečo, čo dokážete zmeniť každý človek a to vždy, alebo ak chce kedykoľvek.

Treba zabojovať s negatívnymi emóciami. Prvým krokom je iných ľudí nekritizovať, neodsudzovať a neobviňovať. Treba si začať všímať svoje negatívne myšlienky – čo človeka hnevá, sklame, čo v ňom vyvolá negatívne pocity. Treba sa vedome rozhodnúť nenechať sa ovládať týmito emóciami, prestať posudzovať a odsudzovať iných ľudí.

Naučiť sa povedať „nie“. Hovoriť „nie“ by malo byť bežnou vecou a už vôbec by z toho človek nemal robiť problém. Nie je nič zlé na tom, ak človek povie „nie“, dôležité je, ako povie to „nie“.

Prekonať hnev. Prvotnú príčinu hnevu predstavuje obvinenie – seba alebo druhých z niečoho, čo urobili alebo neurobili.

Zbaviť sa strachu a odpustiť – aj to pomáha utriediť priority

Nedokončené veci ľudia často odkladajú zo strachu a preto, že si neveria. Tieto nedokončené veci však nezmiznú, naopak narastú do takých rozmerov, až človeka prevalcujú.

Ak by bol človek v súčasnosti finančne nezávislý a mal také množstvo peňazí, aké by bol schopný minúť do konca svojho života, čo by urobil inak?

Cieľom je zistiť, čo by človek urobil, ak by nemal strach z chudoby a núdze. Stačí si položiť tieto otázky:

Čo najhoršie sa môže stať? – každý by si mal zvážiť, čo najhoršie sa môže stať ak sa do toho pustí
Čo môžem urobiť, aby som to prekonal/a? – nájsť spôsob, ako so strachom bojovať
Čo získam tým, ak prekonám tento strach? – zaoberať sa tým pozitívnym dopadom na život a zamerať sa na to, čo pozitívne to prinesie

Ďalším krokom je odpustiť, zabudnúť a hodiť za hlavu akékoľvek negatívne zážitky. Odpustenie nemá nič spoločné s druhým človekom, neznamená schválenie jeho správania alebo nepriateľského krutého činu, je to výhradne sebecký čin a týka sa každého jedinca, neoslobodzuje tým iných, ale jeho.

Strach je to, čo berie človeku pevnú pôdu pod nohami a človek si prestáva veriť. Ak neuzavrie veci z minulosti, nebude nikdy natoľko voľný, aby sa mohol chopiť prítomnosti.

V každom probléme, nezdare, prekážke či neúspechu hľadajte ponaučenie, kľúčové posolstvo pre svoj ďalší život.

Ako pracovať efektívnejšie

V dnešnom uponáhľanom svete je efektívnejšie fungovanie na pracovisku nevyhnutné na dosiahnutie úspechu.

Aby si človek uvedomil, že svoj čas využíva naplno a maximalizuje produktivitu, tu je niekoľko tipov, ako pracovať efektívnejšie:

Organizovanosť – je kľúčom k tomu, aby človek svoj čas využíval rozumne. Namiesto slepého riešenia úloh si treba naplánovať deň. Treba si vytvoriť denný zoznam úloh, ktorý pomôže sledovať, koľko času venuje jednotlivým úlohám. Treba tiež pouvažovať o zaobstaraní plánovača, ktorý pomôže sledovať termíny, aby človek nezabudol alebo nezmeškal niečo dôležité.
Plán – Vytvorenie harmonogramu je skvelý spôsob, ako sa uistiť, že svoj čas človek využíva čo najproduktívnejšie. Úlohy možno rozdeliť do časových blokov a naplánovať ich na konkrétne časy. Plánovanie môže tiež podporiť zdravú rovnováhu medzi pracovným a domácim životom. Namiesto toho, aby človek pracoval do neskorých nočných hodín a dobiehali naliehavé úlohy.
Prestávky – pravidelné prestávky môžu skutočne zvýšiť produktivitu. Práca v krátkych intervaloch s rýchlymi duševnými prestávkami medzi nimi pomáha udržať sústredenie a energiu počas celého dňa. Pár minút strečingu, prechádzka okolo bloku alebo uvarenie šálky čaju môže pomôcť udržať myseľ bystrú.

Ak si človek zachová organizáciu, stanoví harmonogram, bude si robiť prestávky, obmedzí rozptyľovanie a deleguje úlohy, bude môcť pracovať efektívnejšie a v krátkom čase dosiahne svoje ciele.

Menej rozptyľovania tiež vedie k efektívnejšiemu plneniu úloh

Často ľudia strácajú v práci či pri plnení úloh čas zbytočným rozptyľovaním alebo majú pocit, že musia všetko stihnúť. Aj to sa však dá riešiť.

Dnes je príliš ľahké nechať sa rozptyľovať e-mailami, správami a notifikáciami. Ak chce mať človek istotu, že svoj čas využíva efektívne a vyhnúť sa tomu, aby sa odpútal od svojej úlohy, treba obmedziť rozptyľovanie vypnutím telefónu, zapnutím režimu „nerušiť“ alebo použitím blokovacieho softvéru či rozšírení.

Skvelým spôsobom, ako skrátiť čas a sústrediť sa na dôležitejšie úlohy, je naučiť sa delegovať. Treba využiť schopnosti svojich kolegov a vytvoriť tím ľudí, ktorí pomôžu s pracovnou náplňou. Každý člen tímu môže prispieť a špecializovať sa na oblasti, ktoré ho najviac zaujímajú.

Publikováno: 22. 5. 2023

Michal Hardyn

Venujeme sa písaniu článkov, ktoré pokrývajú zaujímavé témy zo sveta aj z domova. Našou snahou je sprostredkovať zrozumiteľne a jasne články pre každého. Príspevky na našich webových stránkach sú informatívneho charakteru;. Taktiež sa venujeme recenziám a doporučeniam. Snažíme sa o to, aby obsah na Vmagazin.sk bol na čo najvyššej úrovni.

Twitter LinkedIn