Ako pracovať efektívne so svojím časom?

„Málo ľudí má dostatok času, a predsa každý vlastní takmer celý čas, ktorý je k dispozícii.“ Čas – pojem, ktorý všetci z nás poznajú, vedia jeho princípy, výhody i nevýhody, vedia kedy im uteká pomedzi prsty i kedy ho majú navyše, ale stále ho máme málo. Čas nie je možné predĺžiť ani zdvojnásobiť, preto ak chceme získať čas, musíme sa sústrediť na zefektívnenie práce, ktorú vykonávame.

Len takto môžeme získať minúty, hodiny dni, ba i mesiace a roky času, kedy pocítime, že ho máme dostatok. Preto sa pri riadení svojho času musíme zaoberať jednak rozvrhnutím úloh kedy robiť, ale najmä, čo robiť.

Rozvrhnutie času podľa generácií

Riadenie času je oblasť riadenia, ktorá zahŕňa rôzne metódy hospodárenia so zdrojom času, ktorý vníma ako obmedzujúci zdroj (času máme všetci rovnako). Ide o metódy, ktorých cieľom je získanie kontroly nad časom, ktorý človek alebo organizácia trávi na určitých aktivitách či procesoch. Touto vlastnosťou vyniká aj Generácia X, ktorá sa vyznačuje tým, že dokáže prekonať prekážky a dosiahnuť úspech vo svete, ktorý sa neustále mení.

Názory na riadenie času sa v priebehu doby vyvíjali, hovorí sa o štyroch generáciách prístupov k time managementu:

Time Management 1. generácie:

Princípy prvej generácie sa sústredili na usporiadanie úloh a činností.
Zameriava sa na pomôcky, ktoré nám „pripomenú“, ČO máme urobiť – aké úlohy a činnosti sú pred nami, čo chcete urobiť a ako hodláte naložiť so svojim časom.
Jednoduché prehľadné poznámky a kontrolné zoznamy úloh.
Nosíte svoje poznámky a zoznam úloh vždy pri sebe, aby ste na nič nezabudli.
Výsledok: stres sa zmenšuje tým, že zoznam úloh máme na papieri.

Time Management 2. generácie:

Princípy druhej generácie boli založené na plánovanie úloh v čase a stanovovanie cieľov, charakteristické je využívanie kalendárov a rôznych organizátorov.
Zoznam úloh obohatila o časový prvok – ČO a KEDY.
Nástroje určené na „plánovanie a prípravu“ – diáre a plánovacie kalendáre.
Zdôrazňuje efektivitu, osobnú zodpovednosť, stanovenie cieľov, plánovanie, časový harmonogram. nasledujúcich činností a udalostí = podrobnejšie uvažujeme o tom, kedy budeme určité veci robiť.
Plánujete si schôdzky, zaznamenávate si svoje záväzky, vediete si termíny, poznamenávate si miesta porád a rokovaní.

Time Management 3. generácie:

Princípy tretej generácie zdôrazňujú koordináciu rôznych aktivít v organizácii (úlohy, programy, projekty, strategické riadenie) a zdôrazňujú prioritizáciu cieľov a úloh.
Typické je „plánovanie, stanovovanie priorít a kontrola“ – ČO (ciele), KEDY a AKO.
Máte ujasnené svoje hodnoty a priority.
Pýtate sa sami seba „Čo chcem?“ – máte stanovené ciele.
Každý deň sa rozhodujete, ktoré činnosti sú pre vás prioritné.
Je tak prepracovaná až je neľudská (denné, týždenné, mesačné plány, detailne rozpracované ciele atď.).

Time Management 4. generácie:

Princípy štvrtej generácie sa vracajú späť k človeku, zdôrazňujú jeho hodnotu a kvalitu života a súlad osobných priorít s firemnými prioritami a hodnotami.
Dáva prednosť človeku pred časom.
Ak je cieľom spokojnosť človeka, potom o nej rozhodujú nielen výsledky, ale aj cesta k nim.
Prioritou sa stáva pohoda v našich životných rolách, ktorá podmieňuje konečný výsledok.
Od sústredenia sa na podrobnosti (úlohy) a čas (termíny) sa prenáša pozornosť na celý kontext života – vzťahy, kondíciu, integritu, spokojnosť).
Vychádza z vnímania „dôležitosti“ nie „naliehavosti“.

Time management teda zahŕňa metódy a techniky ako plánovať čas a stanovovať priority pri plnení úloh, projektov, cieľov a tiež súlad osobných a firemných hodnôt.

Uskutočnite malý časový audit. Napíšte všetky činnosti, ktorým sa zvyčajne venujete počas dňa. Čím podrobnejšie to urobíte, tým lepšie. Keď sa spätne pozriete na svoj program, zistíte množstvo zbytočných aktivít, ktoré môžete nahradiť inou činnosťou.

Zoznam aktivít, ktoré sa vám zdajú zbytočné, je potrebné si spísať a umiestniť ho na viditeľné miesto. Každý deň je potrebné si zbytočné aktivity pripomínať a to dovtedy, kým sa vám na ne nepodarí spomenúť. Bude to znamenať, že vo vašom živote už nie sú.

„Tajomstvom úspechu nie je stanovovať si priority pre termíny v kalendári, ale dohovárať si termíny iba pre to, čo je vašou prioritou.“ Toto tvrdenie Stephena R. Coveyho jasne hovorí o tom, že na prvom mieste sú priority a pre ne si vo svojom kalendári vytvárate priestor.

O ktorej jednej konkrétnej činnosti viete, že by mala vo vašom profesijnom alebo pracovnom živote významné pozitívne výsledky, pokiaľ by ste ju robili mimoriadne dobre a konzistentne? Pokiaľ viete, že by vám tieto činnosti umožnili tak výrazne zmeniť vašu súčasnú situáciu, prečo ich už nerobíte?

Máme pre vás jeden tip na získanie kontroly nad vašim časom. Kedykoľvek, keď sa počas pracovného dňa vyskytne situácia, ktorá si podľa vás vyžaduje rýchlu reakciu, zapíšte si ju. Následne prichádza posúdenie, či je skutočne nutná rýchla reakcia v ten deň alebo riešenie počká do zajtra.

Nikdy nič neriešte okamžite, pokiaľ nejde o skutočne naliehavú situáciu alebo pokiaľ vaša práca nespočíva v poskytovaní okamžitých reakcií. Nikdy nič neriešte v ten deň, pokiaľ odložením na zajtra nevznikne nejaká zásadná nevýhoda.

Dnes vám chceme predstaviť jednu metódu, ktorá vám pomôže získať lepšiu kontrolu nad vaším časom, nad vaším plánovaním a nad vašimi prioritami .

Metóda A-L-P-E-N:

A – aktivity, úlohy a termín – čo všetko chcete alebo musíte počas nasledujúceho dňa vybaviť? Obsahuje termíny so sebou samým a termíny s ostatnými, nevybavené záležitosti z predchádzajúceho dňa, nové prichádzajúce denné práce, termíny, ktoré je nutné dodržať, telefonáty a korešpondencia, ktoré je nutné vybaviť, pravidelne sa opakujúce úlohy

L – lepšie odhadnite dĺžku (trvanie) jednotlivých aktivít – poznamenajte si za každou aktivitou dobu, ktorú na ňu budete približne potrebovať. Myslite na to, že ľudia plánujú viac, než čo skutočne môžu stihnúť. Odhadnite dobu, ktorú budete pre svoje naplánované aktivity potrebovať

P – pripravte si zóny kľudu – naplánujte si len určitú časť svojho pracovného dňa, približne 60%. 60% pre plánované úlohy (pevne stanovené v dennom pláne), 20% pre neočakávané aktivity (vyrušenia a zlodejov času), 20% pre spontánne a sociálne aktivity

E – eliminujte nedôležité úlohy – svoj katalóg úloh dôsledne zoškrtajte na reálnu mieru tak: že si nastavíte priority, niektoré aktivity skrátite a budete nejaké úlohy delegovať na niekoho iného

N – následná kontrola, nesplnené úlohy – pokiaľ ste niektorú zo svojich aktivít previedli niekoľkokrát z jedného denného plánu do plánu nasledujúceho, máte dve možnosti: konečne tú úlohu vybavte alebo vyškrtnite túto úlohu zo zoznamu

Aj v metóde ALPEN sa spomína v kroku „eliminujte nedôležité úlohy“ delegovanie. „Delegovanie je základným princípom úspešného time managementu. Akúkoľvek prácu, ktorú nemusíte bezpodmienečne vykonať vy sami, by ste mali delegovať. Uľaví sa vám a získate čas na svoje úlohy.“

Ako na delegovanie:

Čo má byť urobené? (cieľ a obsah)
Musím to urobiť sám? (stanovenie priority)
Kto to má urobiť? (osoba)
Prečo by to on/ona mal/a urobiť? (motivácia, cieľ)
Ako by to mal/a urobiť? (rozsah, detaily)
Kedy (dokedy) to má byť urobené? (termíny)
Akým spôsobom bude zrealizovaná kontrola? (termíny, kritériá)

Najdôležitejšie rozhodnutie pri každej úlohe od začiatku: „Musím túto činnosť vykonať bezpodmienečne ja, alebo by ju mohol rovnako dobre (lepšie) vykonať niekto iný?„

Jednou z techník riadenia času, ktorú môžeme používať, je pohľad z helikoptéry. Člení sa do šiestich úrovní. Tie rozhodujú o prioritách úloh.

Základná úroveň 1 – činnosti sú vykonávané operatívne, tak ako sa priebežne vyskytujú.
Úroveň 2 – vychádza z otázky, čo je potrebné urobiť ihneď, pritom sa porovnáva relácia priorít.
Úroveň 3 – čo je potrebné urobiť v najbližších hodinách. S vedomím dlhodobejších cieľov sa vyberajú činnosti, ktoré majú byť riešené už dnes.
Úroveň 4 – čo je potrebné vykonať v najbližších dňoch, týždňoch, atď. Dlhodobé zámery sa členia do skupín.
Úroveň 5 – čo sa má dosiahnuť v nasledujúcich mesiacoch. Vlastná perspektíva sa pretvára do dlhodobých projektov, rozhoduje sa o prioritách súčasných pracovných cieľov a o rovnováhe pracovného a osobného života.
Úroveň 6 – čo je žiaduce dosiahnuť ako prvok širšieho okolia. Vyžaduje sa schopnosť nadhľadu nielen nad súčasnosťou, ale i nad sebou. Čo chceme dosiahnuť ako firma, rodina a pod.

Time management si vyžaduje disciplínu, ktorá vás môže najmä na začiatku stáť veľmi veľa úsilia. Ak sa necítite dobre a viete, že váš výkon nie je najlepší, upravte podľa toho svoju prácu a načerpajte novú energiu. Ciele udávajú smer, ale nezabúdajme, že samotná cesta je to, čo vypĺňa čas medzi dosiahnutými cieľmi. Naučte sa preto pracovať so svojím časom efektívne a žite plnohodnotný život.

Dôležitosť správneho rozdelenia si času

Každý jeden deň prebieha v tom istom kolobehu udalostí. Ľudia prechádzajú zo spania do práce, do školy alebo do niečoho iného. Príliš veľa ľudí tomu pridáva príliš veľa vecí, ktoré musia urobiť, čo vedie k preťaženiu svojho času. Množstvo vedie k tomu, že ľudia strácajú niektoré časti svojho dňa a prestávajú spokojne fungovať.

Existuje veľa spôsobov, ako sa obmedziť ako aj množstvo dôvodov, prečo to urobiť. Ak chcete zvládnuť váš čas, začnite správne.

Prvou vecou, ktorú treba urobiť, je urobiť každodenný plán. Napríklad, ak ide o pracovný alebo školský deň, vytvorte si plán toho, čo chcete urobiť a skontrolujte to, čo už ste urobili. Ak ste schopní vidieť vašu dennú aktivitu, budete schopní urobiť veci z osobných či pracovných úloh, ktoré vás čakajú.

Taktiež to určí, ktoré úlohy sú naliehavejšie ako iné. Udržiavať si denne plány je tiež veľmi dôležité.

Ďalšou dôležitou časťou je hýbať sa a pracovať produktívne. Opatrnejšie plánovanie prináša zodpovednejšie prevedenie vašich činností. Okrem toho sa vyhnite únave. Vyhnite sa stresu, psychickej únave a hľadajte spôsoby, ako sa s tým vyrovnať.

Napríklad, ak máte prácu, ktorá je psychicky náročná, vyhľadajte si pomoc alebo odpočinok, ktorý môže prísť v podobe malého odpočinku a rekreácie. Týmto spôsobom môžete efektívnejšie fungovať medzi svojimi povinnosťami.

Taktiež si jasne stanovte čas pre odpočinok a vyhýbajte sa veciam, ktoré hovoria, že to nie je dôležité. Vezmite si napríklad čas na čítanie knihy, prechádzky, drobné domáce úlohy alebo správy. Týmto spôsobom môžete dať sebe čas na oddych, aby ste našli psychickú vyváženosť.

Nakoniec, napĺňajte si život produktívnymi vecami. Ak máte čas, venujte sa veciam, ktoré sú vo vašom živote významné. To zahŕňa cvičenie, chodenie von, vytváranie umenia alebo dokonca prácu na záľubách. Týmto spôsobom môžete budovať komunity a blízke vzťahy, a tiež sú zárukou toho, že vaša duševná pohoda bude stabilná.

Správne rozdelenie dňa je veľmi dôležité, pretože to môže urobiť veľa pre váš život. Je to dobrý spôsob, ako zlepšiť produktivitu, ako tiež sa uistiť, že pravidelne oddychujete. Pri udržiavaní plánu, pridať nejaké produktívne aktivity, ako aj na neustálu starostlivosť o váš čas, budete mať čas pre vyvážený život. Je to náročné, ale stojí to za to.

Publikováno: 16. 5. 2023

Michal Hardyn

Venujeme sa písaniu článkov, ktoré pokrývajú zaujímavé témy zo sveta aj z domova. Našou snahou je sprostredkovať zrozumiteľne a jasne články pre každého. Príspevky na našich webových stránkach sú informatívneho charakteru;. Taktiež sa venujeme recenziám a doporučeniam. Snažíme sa o to, aby obsah na Vmagazin.sk bol na čo najvyššej úrovni.

Twitter LinkedIn