Ako podnietiť pasívnych účastníkov porád k rozprávaniu?
Veľa manažérov sa sťažuje na pasivitu účastníkov stretnutí, no často si neuvedomuje, že práve ich správanie môže zabrániť účastníkom prehovoriť. Následná pasivita vyvoláva u manažéra dojem, že účastníci považujú tému za nezaujímavú a nie sú kreatívni.
Zaplnené miestnosti, ticho a pasívne posedenie. Mnohí z nás poznajú tento obraz zo stretnutí a porád, kde sa niektorí účastníci zdajú byť len tichými pozorovateľmi. Ich názory a príspevky zostávajú nepovedané a ich potenciál sa stráca v množstve nevyužitého potenciálu.
No čo by sa stalo, keby sme dokázali túto dynamiku zmeniť? Ako by sme mohli podnietiť týchto pasívnych účastníkov k aktívnej účasti a rozprávaniu?
Ako zjednodušiť účastníkom prejavenie ich názorov a nápadov
Poskytnúť účastníkom čas na zamyslenie sa. Často sa stáva, že manažér prezentuje na porade úplne novú informáciu a žiada okamžitú spätnú väzbu. Väčšina ľudí však preferuje čas na zamyslenie. Pokiaľ potrebuje spätnú väzbu na stretnutí, mal by o tom poskytnúť informáciu deň alebo dva dni vopred, aby mali čas na premýšľanie.
Porozprávať sa s každým samostatne. Pred stretnutím si zavolá jednotlivo tých, ktorí sú väčšinou aktívni a radi rozprávajú. Vyjadrí, že si ich participáciu veľmi váži, no potrebuje počuť aj nápady ostatných. Dohodne sa s nimi, že prehovoria až vtedy, keď ich vyzve. Tým tichším zase pravidelne zdôrazní, že si rád vypočuje ich názory a nápady.
Vyzývať konkrétnych ľudí, aby zdieľali svoje myšlienky s ostatnými. Nenútiť ich však do rozprávania. Mohlo by to v nich vyvolať negatívne pocity a ich pasivitu ešte zhoršiť.
Akceptovať to, že niektorí ľudia menej a neradi rozprávajú. Je lepšie ich vyzvať, aby za lídrom prišli, ak im po porade niečo napadne.
Pracovať s tichom. Pokiaľ niekto hneď neprehovorí, treba počkať. Je možné, že väčšina ľudí premýšľa nad tým, čo práve počuli a nevie okamžite zareagovať. Väčšinou ako prví prerušia ticho tí, ktorí dostali nápad a majú čo povedať.
Pred tým, než líder položí účastníkom otázku, zamyslí sa nad tým, prečo ju chce položiť. Objasní účastníkom konkrétnejšie, čo pod otázkou myslí. Pokiaľ sú ľudia zmätení a nevedia, čo otázkou myslí, neodvážia sa niečo nahlas povedať.
Používať tzv. Break-out session. Je to priestor, kedy líder rozdelí ľudí do menších skupín a nechá ich diskutovať na danú tému. Pre ľudí, ktorí neradi rozprávajú pred väčšou skupinou, bude jednoduchšie prejaviť svoj názor. Zároveň budú zdieľať názor skupiny, čo je pre mnohých jednoduchšie, než zdieľať iba svoj názor.
Dôvody, prečo nechcú rozprávať
Jedným z hlavných dôvodov, prečo niektorí účastníci ostávajú ticho, je obava z odsúdenia zo strany ostatných. Môže ich trápiť, čo si ostatní myslia o ich nápadoch, názoroch alebo prípadných chybách. Táto obava vedie k pocitu hanby a znemožňuje aktívne zapojenie do rozprávania.
Niektorí ľudia môžu mať nedostatok sebavedomia a presvedčenia o svojich schopnostiach a znalostiach. Majú obavy, že ich poznatok nebude dostatočne hodnotný alebo že im chýba potrebná expertíza. Nedostatok sebavedomia môže brániť účastníkom v prejavovaní svojich myšlienok a názorov.
Konflikty a nezhody sú prirodzenou súčasťou rozprávania a diskusií. Niektorí ľudia však majú väčší strach z konfliktu a nechcú vytvárať napätie alebo nedorozumenia v tíme. Preto radšej zostávajú v pozícii pasívneho pozorovateľa, aby sa vyhli potenciálnym konfliktom.
Niekedy sa pasívna účasť na porade môže spájať s nedostatkom motivácie. Ak účastníci nemajú pocit, že by ich príspevok bol vítaný alebo že ich názor bude mať nejaký vplyv, môžu sa cítiť demotivovaní a nezaujatí. Nedostatok motivácie môže viesť k ich pasívnemu správaniu a neochote rozprávať.
Niektoré porady môžu mať dominantných účastníkov, ktorí zaberajú väčšinu priestoru a času v diskusii. V takejto situácii sa menej extrovertní ľudia môžu cítiť obmedzení a nepociťujú priestor pre svoje poznatky. Nedostatok rovnocenného zapojenia môže viesť k pasívnej účasti.
Existuje mnoho dôvodov, prečo niektorí účastníci porád ostávajú ticho a nechcú rozprávať. Ako lídri a členovia tímu by sme mali byť citliví a vytvárať inkluzívne a podporujúce prostredie.
Aktívne povzbudzovanie a pýtanie sa na názory, poskytovanie pozitívnej spätnej väzby a vytváranie priestoru pre všetkých členov tímu môže pomôcť odstrániť prekážky a podnietiť pasívnych účastníkov k aktívnejšiemu rozprávaniu.
Ako viesť kvalitnú poradu
Vedenie kvalitnej porady je dôležitou zručnosťou každého lídra. Porady sú miestom, kde tímy spolupracujú, diskutujú a rozhodujú o dôležitých záležitostiach.
Efektívne vedenie porád môže mať pozitívny vplyv na produktivitu tímu, rozhodovanie a spoluprácu. Ktoré sú kľúčové aspekty, ktoré by mali lídri zvážiť, aby mohli viesť kvalitné porady a dosiahnuť pozitívne výsledky?
Kvalitná porada začína plánovaním a prípravou. Lídri by mali mať jasno v cieľoch a agende porady a mali by sa uistiť, že tím má dostatočné informácie a zdroje potrebné pre efektívnu diskusiu. Príprava môže zahŕňať predchádzajúce informovanie o témach, distribúciu materiálov a prípadné úlohy pre účastníkov pred poradou.
Dôležité je vytvoriť pozitívne a inkluzívne prostredie, v ktorom sa účastníci cítia pohodlne a slobodne vyjadrujú svoje názory. Lídri by mali zabezpečiť, aby každý bol vypočutý a rešpektovaný. Podporovanie otvorenosti, aktívneho počúvania a podávanie konštruktívnej spätnej väzby môže podporiť kvalitnú diskusiu a spoluprácu v tíme.
Riadenie času je kľúčovým faktorom úspešnej porady. Lídri by mali mať schopnosť držať sa stanoveného časového rámca a udržiavať poradu po poriadku. To znamená vytváranie harmonogramu, efektívne rozdelenie času medzi jednotlivé body a elimináciu zbytočných diskusií, ktoré by mohli odviesť pozornosť od hlavných tém.
Lídri by mali podnecovať aktívnu účasť všetkých členov tímu. Môžu to dosiahnuť prostredníctvom otázok, povzbudzovania do diskusie a vytvárania priestoru pre rôzne perspektívy a názory. Zároveň je dôležité reagovať na príspevky tímu s rešpektom a záujmom, aby sa vytvoril pocit dôvery a bezpečia.
Dôležitým krokom je aj zabezpečenie, že na porade prijaté rozhodnutia a úlohy sú následne realizované. Lídri by mali zhrnúť hlavné body a zodpovednosti na záver porady a zabezpečiť, aby členovia mali jasnú predstavu o ďalších krokoch a termínoch. Pravidelné monitorovanie a hodnotenie pokroku je tiež dôležité.
Ako komunikovať so svojím tímom
Komunikácia je základným kameňom úspechu každého tímu a v centre tejto komunikácie stojí líder. Schopnosť lídra efektívne a účinne komunikovať so svojím tímom má veľký vplyv na produktivitu, motiváciu a spoluprácu.
Lídri by mali byť majstrami v umení komunikácie, aby vedeli jasne vyjadriť svoje očakávania, inšpirovať členov tímu a budovať silné vzťahy.
- Jasnosť a transparentnosť: Lídri by mali byť schopní jasne a sústredene komunikovať svoje očakávania, ciele a úlohy. Musia vytvárať jasný rámec a poskytnúť členom tímu potrebné informácie na to, aby mohli plniť svoje úlohy efektívne.
- Aktívne počúvanie: Kvalitná komunikácia je dvojstranná. Lídri by mali byť dobrými poslucháčmi a venovať plnú pozornosť svojim kolegom. Aktívne počúvanie zahŕňa nielen počúvanie slov, ale aj snaženie sa porozumieť ich pohľadu, pocitom a potrebám.
- Vedenie zmysluplných rozhovorov: Lídri by mali byť schopní viesť zmysluplné rozhovory so svojím tímom. Tieto rozhovory by mali byť pravidelné, otvorené a konštruktívne. Môžu sa týkať pokroku, výziev, spätnej väzby a rozvoja členov tímu.
- Umiestňovanie sa do roly svojho tímu: Lídri by mali mať schopnosť porozumieť perspektíve svojich kolegov a vstúpiť do ich topánok. Umiestňovanie sa do roly ostatných členov tímu pomáha budovať empatiu a porozumenie.
- Využívanie rôznych komunikačných kanálov: Lídri by mali byť schopní prispôsobiť sa potrebám svojho tímu a využívať rôzne komunikačné kanály. Niektorí ľudia preferujú osobné stretnutia, iní radšej komunikujú cez e-mail alebo prostredníctvom virtuálnych nástrojov. Schopnosť rozpoznať tieto preferencie a prispôsobiť sa im môže zlepšiť efektivitu komunikácie a interakciu v tíme.
Komunikácia je kľúčovým prvkom vedenia tímu a dôležitou zručnosťou každého lídra. Schopnosť komunikovať jasne, otvorene a efektívne s členmi tímu umožňuje budovať silné vzťahy, podporovať produktivitu a dosahovať spoločné ciele.
Využitie správnych komunikačných techník a prístupov môže viesť k zlepšeniu výkonu tímu a zvýšeniu angažovanosti členov. Preto je dôležité, aby si lídri uvedomovali dôležitosť komunikácie a neustále sa snažili zdokonaľovať svoje komunikačné schopnosti.
Publikováno: 22. 2. 2023
Venujeme sa písaniu článkov, ktoré pokrývajú zaujímavé témy zo sveta aj z domova. Našou snahou je sprostredkovať zrozumiteľne a jasne články pre každého. Príspevky na našich webových stránkach sú informatívneho charakteru;. Taktiež sa venujeme recenziám a doporučeniam. Snažíme sa o to, aby obsah na Vmagazin.sk bol na čo najvyššej úrovni.
